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特定記録の大量郵送方法

2017/07/30

給与支払報告書を大量300通ほど、特定記録郵便で窓口で発送したので、郵便方法や準備したものを説明します。
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給与支払報告書は『特定記録郵便』が安心

毎年1月は給与担当者は、市区町村へ『給与支払報告書』を送る為に大忙しかと思います。

スタッフをたくさんかかえてる企業だとeLtaxを使用し電子申請されてるかと思いますが、まだ、郵便で処理されてる企業もありますよね。

私の会社は、郵便で毎年300通ほどの給与支払報告書を送っています。今までは郵便局の人に集荷に来てもらっていましたが、今回からはそれが出来なくなりました。。。

なぜなら、平成29年給与支払報告書にはマイナンバーの記載が必要になり、今回から『特定記録郵便』で送る事になりました。

特定記録郵便とは

特定記録郵便にすると郵便物に番号つけられ、郵便の配送状況がネットで検索可能となります。郵便を出した記録を残したい時に便利です。

●特定記録郵便は普通郵便にプラス160円定形82円 = 242円になります。

●特定記録郵便は番号をつける必要があるので、集荷は出来ず、窓口対応が必要で郵便局に持ち込む事になります。

●特定記録郵便には差出票が必要です。
【書留・特定記録郵便物等差出票】です。
郵便局に伝票はありますが、大量だと書くのが大変。郵便局に問い合わせたところ、同じ書式なら、エクセルデータ作成したものでも受付可能でした。

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●補償はありません

●送付先の配達は受け取りサインは不要

大量の特定記録郵便の準備

郵便料金後納で特定記録郵便を出す場合です。

①郵便封筒に【特定記録】記載。またはハンコを押す。

②封筒に郵便料金後納印を押す
※後納出来る郵便局は、郵便料金後納の申込をしている郵便局のみ。他の郵便局で出したい場合は別に手続きが必要。

③封筒の重さを計り、料金別に仕分けする。

④郵便料金後納の差出票を作成(料金の内訳表)

⑤【書留・特定記録郵便物等差出票】をエクセルで作成
・A4サイズで、30件入るように作成。
・摘要に「書類」と入力
・差出票の空いてる箇所に【特定記録】と記載あるいはハンコを押す

・お届け先の名前に市区町村名を入力。
《ポイント!》
郵便封筒の並び順と、差出票の並び順は揃える事!番号を同時につける必要があるからです。私は重さごとに並び順を整えて、差出票を作成しました。

大量の特定記録郵便を持って窓口へ

《持ち物 ↓》
・並び順を整えた郵便封筒
・【書留・特定記録郵便物等差出票】1部
※番号をつけた後コピーを控えとしてもらえます。
・郵便料金後納の差出票
・郵便料金後納のカード

郵便300通を超えた定形、定形外の郵便をダンボール二箱台車で郵便局まで運びました。

窓口受付後、番号をつけるのに、1時間待ちました。長かった。

まとめ

以上、大量に特定記録郵便を窓口での出し方でした。大事なのは郵便の並び順と特定記録の差出票の順番を同じにする事!でないと番号つけるのに時間がかかり、かなり待たされる事になります!

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